Transkritionen von Archivalien werden in einer gesonderten Datenbank VL-Transcript erfasst, es werden nur Transkritionen von online verfügbaren Materialien angelegt. Zunächst muss daher die Quelle in die VL-Literature eingetragen und wie üblich digitalisiert werden.

In der Transkriptionsdatenbank wird jede Einzelseite der Quelle als eigener Datensatz angelegt, dazu dient das Applescript importTranscriptFolder_v2.0, das auch Vorschaubilder für die Einzelseiten erstellt und in die Datenbank importiert. Als Ausgangspunkt für den Import in die Datenbank dient der lit[ID] Ordner, der die finalen Versionen der digitalisierten Seiten der Quelle enthält.

Zum Import muss zunächst die Filemaker Datenbank VL-Transcript geöffnet werden. Danach wird das Script importTranscriptFolder_v2.0 per Doppelklick gestartet, im Startdialog muss der lit[ID] Ordner der Quelle ausgewählt werden; das Script importiert nun die einzelnen Seiten in die Datenbank, dabei werden die Datensätze mit dem zugehörigen Eintrag in der VL-Literature verlinkt, die Vorschaubilder erstellt und die Seitenzahlen eingetragen.

Die Transkriptionen werden als XML Text erfasst, dazu stellt die Datenbank VL-Transcript einen einfachen Editor zur Verfügung, mit dem grundlegende Textauszeichnungen und einige Absatzformatierungen vorgenommen werden können. Zudem können Orte (sites) und Personen (people) als solche markiert werden.

Zu formatierender Text muss zunächst ausgewählt werden, danach kann er mit den Tasten oberhalb des Textfeldes formatiert werden, dabei werden die Textattribute sichtbar um den ausgewählten Text gesetzt; bei der Anzeige auf der Webseite sind diese Formatierungsanweisungen aber nicht sichtbar.

• ins (Insert): eingefügter Text, wird hochgestellt
• del (Deleted): durchgestrichener Text
• B (Bold): Fettdruck
• I (Italic): Kursiv
• U (Underlined): Unterstrichener Text

• remove styles: mit dieser Taste kann versucht werden, die Formatierung einkopierten Textes zu entfernen. Diese Formatierung ist für die Darstellung auf der Webseite aber nicht relevant.

Zur Gliederung des Textes sollte dieser in (ausgerichtete) Absätze unterteilt werden. Auch hier wird der Absatz zunächst ausgewählt und dann formatiert. Absätze dürfen nicht ineinander geschachtelt werden!

• br (Break): ein Zeilenumbruch innerhalb eines Absatzes, er wird an der Einfügemarke eingesetzt.
• >p : linksbündiger Absatz
• >_p: linksbündiger Absatz mit Einrückung der ersten Zeile
• >p< : zentrierter Absatz
• p<: rechtsbündiger Absatz

Personen und Orte sollen als solche markiert werden, um etwa ein Register erstellen zu können. Bei Personen, die in der Datenbank VL-People erfasst sind, wird die ID des Datensatzes mit angegeben, über die ein Link in die Sektion 'People' möglich wird.

Das Vorgehen ist das gleiche wie bei der Textformatierung; gegenwärtig sind diesen Auszeichnungen aber keine speziellen Textformate zugeordnet.

• per (Person, people): Personenkennzeichnung
• sit (Site): Ortskennzeichnung
• people lookup: Personenkennzeichnung mit ID

Mit der Taste 'people lookup' kann eine Person in der VL-People Datenbank gesucht werden und anschliessend inkl. ihrer ID ausgezeichnet werden. Dazu wird der Name markiert und dann die Taste gedrückt. Das Script wechselt in die Personendatenbank und sucht im Namensfeld nach dem markierten Text, die gefundenen Datensätze werden in einer Liste angezeigt. Der gewünschte Datensatz wird durch Anklicken ausgewählt, mit der Taste 'Fortsetzen' auf der linken Seite kehrt das Skript in die Transkriptionsdatenbank zurück. In der Zwischenablage befindet sich nun der fertig ausgezeichnete Text, der abschliessend einfach in die Transkription eingefügt werden kann (Cmd-V).

Werden keine Datensätze gefunden, ertönt ein Fehlerton, der Name sollte nun statt dessen mit der Taste 'per' ausgezeichnet werden. Achtung: im Zweifelsfall bitte auch nach anderen Schreibweisen suchen, beim Auszeichnen aber die originale Schreibweise beibehalten.

Eine fertig transkribierte Seite wird mit der Checkbox 'complete' freigegeben, die Transkription erscheint aber erst im Netz, wenn alle Seiten einer Quelle fertig transkribiert wurden und auch die zugehörige Quelle online ist.

Bitte unbedingt vor der Freigabe mit der Taste 'Check XML' überprüfen, ob die XML Textauszeichnungen syntaktisch korrekt sind, andernfalls kann die Seite nicht im Netz angezeigt werden und verursacht eine Fehlermeldung!

Ganz links unter dem Vorschaubild in der VL-Transcript Datenbank stehen einige Funktionen zur Ansicht der Scans der Quelle zur Verfügung:

• low: Anzeige des Scans in niedriger Auflösung im Standard Webbrowser
• high: Anzeige in hoher Auflösung im Standard Webbrowser
• raw: Anzeige des Originalscans im Bildbearbeitungsprogramm, der FileServer foxridge muss dazu am Rechner angemeldet sein

• Keep FileMaker in foreground: ist diese Checkbox gesetzt, bleibt FileMaker auch nach dem Öffnen der Ansicht im Vordergrund, es wird nicht zum Browser gewechselt. Sinnvoll v.a. beim Arbeiten mit grosser Monitorfläche.

Hinweis: bereits veröffentlichte Transkriptionen kann man mit dem Skriptbefehl 'viewTranscription' im 'Scripts'-Menu im Browser aufrufen.