Die Publikation, die digitalisiert werden soll, muss zunächst immer in der Datenbank VL-Literature aufgenommen werden (vgl. auch die gesonderte Dokumentation Literaturerfassung.doc). Bitte dabei auch überprüfen, ob die Publikation, oder Teile davon, bereits eingetragen wurden und ggf. schon als Scan vorliegen.

In der Regel werden alle Seiten in der durch die Veröffentlichung vorgegebenen Reihenfolge einzeln erfasst (keine Doppelseiten, Ausschnitte). Leerseiten, Werbung, usw. werden mitgescannt. Bei Monographien etc. wird dabei mit dem Titelblatt, in Einzelfällen (Rara, Kataloge; bitte Rücksprache) auch dem Einband begonnen.

Zur Ablage der Scans wird ein Ordner angelegt, der nach der LiteraturID litID des Datensatzes in der VL-Literature Datenbank benannt wird (z.B. lit1234). Die Dateien werden in einem Unterordner litID/raw gespeichert.

Die Seiten werden mit einer Auflösung von 300 dpi in Graustufen gescannt und als unkomprimierte tif-Dateien (IBM kompatibel) ohne Miniatur und Symbol abgespeichert. Bitte auf eine möglichst gerade Ausrichtung der Vorlage achten! Das Epson-Scan-Programm bietet im professionellen Modus bei der Tonwertkorrektur die Kurve ´archiv´, die sich für die meisten Vorlagen bewährt hat. Bei der Histogrammanpassung kann manuell noch nachgeregelt werden, um die Seiten etwas aufzuhellen und Schatten schon beim Scan zu verringern. Es sollte darauf geachtet werden, dass die Funktion ´Automatische Belichtung´, ´Unscharfe Maske´ und `De-screening-Filter´ausgeschaltet sind (unter Konfiguration: Farbe). Sie führen zu starken Kontrasten im Scan, die u.U. die Nachbearbeitung erschweren. Diese Einstellungen sollten zu Beginn anhand einiger typischer Seiten vorgenommen und dann für alle weiteren Seiten übernommen werden.

Alle Dateinamen beginnen mit einem Buchstaben (a, p oder z) gefolgt von einer vierstelligen Nummer und ggf. einem erläuternden, standardisierten Zusatz. Sie erhalten entsprechend ihres Dateiformates die Endung .tif und werden immer in Kleinbuchstaben geschrieben. Grundsätzlich sind Ziffern, der Unterstrich, Buchstaben ohne Umlaute und Sonderzeichen und (genau ein) Punkt erlaubt.

Die mit arabischen Ziffern paginierten Seiten werden mit p und der realen, durch vorangestellte Nullen auf vier Stellen erweiterten Seitenzahl benannt, also etwa p0001.tif bis p0533.tif oder p0004.tif bis p1768.tif. Falls auf einer Seite eines ansonsten arabisch paginierten Textes (Buch, Aufsatz usw.) keine Seitenzahl abgedruckt ist (Titelseite, Kapitelanfang, etc.), diese Seite in der Zählung aber berücksichtigt ist, wird diese Seitenzahl entsprechend ergänzt.

Bei Büchern, kompletten Bänden etc. werden Seiten, die dem paginierten Text vorausgehen, ohne Rücksicht auf eine evtl. vorgegebene Nummerierung (etwa römische Ziffern) mit a und einer durch Nullen auf vier Stellen erweiterten laufenden Nummer (a0001.tif, a0002.tif) benannt.

Alle Seiten, die nach dem paginierten Text kommen (Register, Tafeln, Inhaltsverzeichnis usw.) werden mit z und einer laufenden vierstelligen Nummer benannt: z0001.tif, z0002.tif usw.

Die erste Seite eines Inhaltsverzeichnisses wird im Dateinamen vermerkt, also zum Beispiel: z0003contents.tif, die folgenden Seiten des Inhaltsverzeichnisses werden nur als z0004.tif usw., also ohne den Zusatz contents abgespeichert.

Analog wird die erste Seite eines Vorwortes oder einer Einleitung beim Speichern mit einer Erläuterung versehen: a0004introduction.tif. Dabei bitte nur die Ergänzung introduction verwenden, auch wenn es sich um ein Geleitwort oder ähnliches handelt. Wenn mehrere Einleitungen, Vorworte o.ä. vorhanden sind, wird nur das erste gekennzeichnet.

Tafeln werden im Dateinamen durch den Zusatz table kenntlich gemacht; sollten sie benannt sein, werden diese Bezeichnungen ohne Titel oder Bildunterschriften möglichst exakt übernommen: p0006tableA.tif, z0057tableX.tif, aber Achtung: Leerzeichen, Umlaute, Sonderzeichen, Slash, Doppelpunkt etc. sind in Dateinamen nicht erlaubt und müssen ggf. weggelassen, umschrieben oder durch Unterstriche ersetzt werden. Unbenannte Tafeln werden mit einer auf jeder Seite neu beginnenden fortlaufenden Nummer versehen.

Falls in den Seiten eines Textes unpaginierte Beilagen (eingeheftete Photographien, Tafeln, Tabellen, Werbung, usw.) vorkommen, so werden diese unter dem Dateinamen der vorhergehenden Seite abgespeichert, ergänzt um ein s (für supplement) und einer vierstelligen, laufenden Nummer: also p0078s0001.tif oder p0123s0001.tif. Wenn es sich bei der Beilage um eine Tafel handelt, wird zusätzlich die Erläuterung table (ggf. mit der Nummer der Tafel, s.o.) angehängt: p0097s0001table7.tif usw.

Beispiel: Ein Buch (lit1234) mit insgesamt 151 Seiten, Titelblatt, einer Beilage (nach S. 144), zweiseitigem Inhaltsverzeichnis, 145 Seiten Text, abschließend 2 Tafeln. Alle Dateien befinden sich im Unterordner raw des Ordners lit1234.

• lit1234
  • raw
    • a0001.tif
    • a0002contents.tif
    • a0003.tif
    • p0001.tif
    • p0002.tif
    • …
    • p0144.tif
    • p0144s0001.tif
    • p0145.tif
    • z0001table1.tif
    • z0002table2.tif

Der vollständige Ordner wird zur Archivierung auf den File-Server foxridge kopiert: foxridge/archive_data/vlp/litID/raw/; zu den Details siehe die gesonderte Einführung in die Archivierung. In der Literaturdatenbank wird dieser Schritt im Feld status mit der Checkbox rawScan vermerkt.

Bei Konvoluten, Zeitschriftenbänden, Sammelbänden, die vollständig digitalisiert werden, wird als erstes das entsprechende Objekt als eigenständiger Eintrag in VL-Literature aufgenommen. Details hierzu finden sich im Dokument zur Erfassung von sammelwerken: On '(Container)' reference types.

Für das Konvolut wird entsprechend des Datenbankeintrages ein Ordner angelegt, in dem die Scans aller Seiten abgelegt werden, die keinem speziellen Einzelbeitrag zugeordnet werden können, so etwa Umschlag, Titelblatt, Inhaltsverzeichnisse, Indizes, Werbung usw., aber auch alle ausserhalb der Artikel eingebundenen Tafeln. Die manchmal in Zeitschriftenbänden mit eingehefteten Titelblätter einzelner Hefte eines Jahrgangs gehören ebenfalls hierher, sie werden im Zweifelsfall wie Supplements benannt.

Danach werden alle Einzelbeiträge ebenfalls in die Datenbank eingetragen und zwar nicht nach dem Inhaltsverzeichnis, sondern nach der im Druck tatsächlich vorliegenden Form. Inhaltsverzeichnisse, Register, Indizes usw. erhalten keinen eigenen Datensatz, sondern werden dem Datensatz des Konvolutes zugeordnet. Alle Beiträge werden als eigenständige Quelle bearbeitet.

Zu einem Aufsatz gehörige Tafeln, die sich ausserhalb des Artikels an anderer Stelle des Bandes befinden, müssen beim Scannen unbedingt mit erfasst und dem Aufsatz beigefügt werden. Stammt der Aufsatz aus einem vollständig digitalisierten Sammelband, Volume, etc., so wird eine Kopie der Tafeln zusätzlich im Ordner des Bandes gesichert. Bei Tafeln aus dem arabisch paginierten Bereich wird der nach den üblichen Konventionen gebildete Name für den Aufsatz einfach übernommen, Tafeln der z-Seiten danach werden dem Aufsatz mit neu beginnender laufender Nummer angefügt, aus Tafel z0005table6.tif des Bandes wird im Aufsatz also z0001table6.tif.

Trade Catalogues werden grundsätzlich wie Bücher behandelt. In der Regel werden alle Abbildungen ausgeschnitten und in VL-Images erfasst.

Abweichend von den Vorgaben werden Manuskripte immer in Farbe gescannt. Bei der Benennung wird p plus laufende Nummer verwendet, Archivnummerierungen werden ggf. beibehalten.

Zur Erfassung und Digitalisierung von Photographien und Photoalben, resp. Photoserien liegt eine gesonderte, ausführliche Anleitung vor: instructions on photographs.

Auch für diese Referenztypen liegt eine eigene Anleitung vor: instructions on movies and audio files.

Die Referenz-Scans werden nun in einem weiteren Schritt nachbearbeitet, dabei werden die einzelnen Seiten in Photoshop zunächst gesäubert und ggf. ausgerichtet. Die Dateien werden in der Originalgrösse unter gleichem Namen im gleichen Format wieder als unkomprimierte tif-Dateien (IBM kompatibel) in einen Unterordner pages im gleichen Ordner (lit1234) gesichert. Falls die Abbildungen ausgeschnitten werden, wird dafür zusätzlich ein Unterordner images angelegt. Abschliessend werden die Ergebnisse mit dem Ordner litID auf der foxridge im Bereich archive_data/vlp/ archiviert.

(siehe hierzu: intranet/workflow/GraustufenscansTipps)

Über den Befehl Tonwertkorrektur und/oder Bild:Einstellen:Gradation (Apfel+M) das Seitenbild optimieren (Hintergrund möglichst einheitlich weiß, aber darauf achten, daß die Schrift und Abbildungen nicht wegbrechen. Dabei immer in 100% Ansicht arbeiten (Doppelklick auf Lupenwerkzeug oder Apfel-Alt-0).

Alle Bildteile, die nicht direkt zur Seite gehören (Bibliotheksstempel, Ränder, Schatten, Verschmutzungen oder Text-Durchschlag der Rückseite), werden mit dem Stempelwerkzeug (nur notfalls Radiergummi) entfernt. Die korrekte Einstellung von Kontrast und Bildausschnitt schon beim Scan kann hierbei den Arbeitsaufwand erheblich reduzieren.

Abschließend die Seite - falls nötig - in die richtige Lage bringen, dies sollte aber die Ausnahme sein! Bitte unbedingt schon beim Scannen auf die korrekte Ausrichtung achten. Drehen verschlechtert u. U. die Bildqualität deutlich. Zum Drehen mit dem Messwerkzeug (unten im popup-menu der Lupe) eine Linie ziehen, die hinterher exakt vertikal oder horizontal werden soll. Dann Bild:Arbeitsfläche drehen:Per Eingabe… wählen und bestätigen, der korrekte Wert ist durch das Messwerkzeug bereits eingetragen. Danach müssen die Scans ggf. einheitlich neu freigestellt werden.

unter gleichem Namen und Format ohne Miniatur und Symbol im Ordner litID/pages.

Zum Ausschneiden wird der Bildausschnitt ausgewählt und über Bild:Freistellen ausgeschnitten; enthält die Seite mehrere Abbildungen, so werden diese einzeln ausgewählt und jeweils über Bearbeiten:Kopieren kopiert und über Datei:Neu… in eine neue Datei eingesetzt, bitte die korrekte dpi-Zahl beachten. [Achtung: bei älteren Photoshop-Versionen (< 6) müssen ggf. die durch das Einsetzen entstandenen Ebenen manuell mit Ebene:Auf Hintergrundebene reduzieren (Apfel-E) zusammengefasst werden, es kann sonst passieren, dass irrtümlich als Photoshop-Datei gesichert wird und die Datei dann nicht automatisch in die Bilddatenbank importiert werden kann.]

Bildunterschriften oder –überschriften gehören nicht zum Bild, d.h. Unter- und Überschriften werden weggeschnitten. (Diese Unterschriften werden später aber in die Bilddatenbank aufgenommen!). Bildteile, die nicht zur Abbildung gehören, werden gelöscht.

Die Abbildungen werden im Ordner litID/images in Originalgrösse gesichert und wie folgt benannt: exakter Seitenname (ohne extension) der Herkunftsseite + Abbildungsbezeichnung + .tif. Die Abbildungs¬bezeichnung besteht aus der Abkürzung f für figure und einer laufenden Nummer für nicht einzeln gekennzeichnete Abbildungen einer Seite oder Tafel; eine vorgegebene Nummer, Kennziffer, etc. der Abbildung im Original wird ggf. übernommen, etwa f52, f52b, fa oder auch römische Ziffern: fiv, fv, fvi. Achtung: Sonderzeichen, Doppelpunkte, Leerzeichen oder Slash sind in Dateinamen nicht erlaubt: stattdessen Unterstriche verwenden! Diese Angaben werden später automatisch in die Bilddatenbank als Herkunftsangabe übernommen und dienen der Verlinkung im VLP, der korrekte Name der Herkunftsseite ist daher sehr wichtig. Beispiele: p0067f1.tif = Abb. 1 auf Seite 67; aus Tafeln ausgeschnittene Abbildungen mit einer neu vergebenen Nummerierung bzw. mit bestehender Benennung: p0067table1f4.tif = Abb. 4 auf Tafel 1 auf Seite 67, p0067table1fa.tif = Abbildung a der gleichen Seite.

Die ausgeschnittenen und nachbearbeiteten Abbildungen im Ordner images werden zum Schluß in die Bilddatenbank VL-Images eingetragen. Zum Import dient das Tool importImageFolderMulti_v4.0, ein AppleScript: das genaue Vorgehen erläutert eine Kurzanleitung. Das Skript erstellt die Thumbnails und trägt die technischen Daten der Dateien selbständig ein. Jedes Datenblatt erhält dabei eine eindeutige Identifikationsnummer imgID, die in der Folge zur sicheren Identifizierung des Bildes dient. Die Abbildungen werden entsprechend automatisch in imgID.tif umbenannt. Danach sind die Datenblätter in FileMaker so weit wie möglich auszufüllen. Vor allem daran denken, die originalen Bildunterschriften genau in das Feld “original caption” zu übertragen!

Zum Abschluß werden der Unterordner pages mit den optimierten Text-Scans und der Unterordner images mit den vom Importskript bereits umbenannten Abbildungen auf die foxridge nach archive_data/vlp/litID kopiert. In der Literaturdatenbank wird dieser Schritt mit der Checkbox text (und ggf. img) im Feld status vermerkt.

Die fertig bearbeiteten Scans (Text und Abbildungen) werden abschliessend auf foxridge/online_permanent/vlp in mehreren Versionen als JPG und im Original (nur pages) bereitgestellt. Siehe die detailierte Dokumentation archivierung.txt.

Das Konvertieren der Dateien ist möglichst mit der Mehrfach¬konvertierung des Grafikkonverters oder mit Hilfe von Aktionen und Stapelverarbeitung in Photoshop zu automatisieren. Vorbereitete Batchfiles stehen zur Verfügung.

Auf der foxridge wird im Bereich online_permanent/vlp ein Ordner mit der litID angelegt (lit1234), der die Ordner pages, pagesHi und pagesLo enthält. pages wird dazu einfach unverändert in den Ordner litID kopiert. Die Textscans werden jeweils einmal auf 150 dpi (pagesHi) und einmal auf 75 dpi (pagesLo) heruntergerechnet, leicht geschärft (Photoshop Filter:Scharfzeichnungsfilter: Scharfzeichnen; Bearbeiten:Scharfzeichnen verblassen auf 75% / im Grafikkonverter Effekt:Scharfzeichnen Diagonal 7%) und als JPG unter gleichem Namen mit der Endung .jpg gesichert (Photoshop: Stufe 7 / Grafikkonverter 75%).

Die ausgeschnittenen Abbildungen aus dem Ordner images werden wie unter A.4.1. auf 150 dpi heruntergerechnet, geschärft und ebenfalls als JPG (Qualität 7/75%) ohne Unterordner im bereits bestehenden Ordner foxridge/online_permanent/vlp/images abgelegt. (batch: GKON_pagesHi)

Die Abbildungen werden zusätzlich als thumbnail auf eine maximale Kantenlänge von 200 px heruntergerechnet, auf 200×200 px mit der Hintergrundfarbe #dddddd / RGB 221:221:221 erweitert, geschärft und ebenfalls als JPG (Qualität 7 / 75%) ohne Unterordner im bereits bestehenden Ordner foxridge/online_permanent/vlp/thumbs abgelegt. Die thumbnails der Sites-Section werden bei der Erweiterung untenbündig erstellt, alle anderen hingegen zentriert. (batch: GKON_thumbs)

Die Verfügbarkeit der Seiten auf dem Server muss abschliessend unbedingt in der Literaturdatenbank eingetragen werden (Feld status checkbox: server).

Wird eine Publikation nicht komplett gescannt, sondern nur einzelne Abbildungen entnommen, gelten prinzipiell die gleichen Regeln wie unter A, allerdings entfallen einige der angeführten Arbeitsschritte.

Auch hier muss die Publikation, aus der die Abbildungen entnommen werden, als erstes in der VL-Literature eingetragen werden.

Danach werden die Seiten, die die Abbildungen enthalten, nach den üblichen Spezifikationen vollständig gescannt. Gerasterte Vorlagen sollten nach Möglichkeit mit Entrasterung/ Descreening erneut gescannt werden, im anderen Fall wird wie üblich ausgeschnitten. Je nach Vorlage wird in Farbe oder Graustufen gearbeitet und mit den Abbildungen wie üblich nach A.3.2 verfahren (Benennung, Nachbearbeitung, Backup auf Foxridge/archive_data/vlp/litID). Die Erstellung der Finals der Seiten entfällt.

Auch die Bereitstellung entspricht dem normalen Workflow, da es keine Finals gibt, entfällt aber der litID Ordner auf foxridge/online_permanent/vlp; es werden nur die 150 dpi JPGs und die thumbnails in vlp/images resp. vlp/thumbs abgelegt.

jede Publikation wird einzeln erfasst, siehe Literaturerfassung.doc

allgemein zur Benennung der Dateien: nur Kleinbuchstaben verwenden, laufende Seitennummern 4-stellig, keine Sonderzeichen (Umlaute auflösen, Slash, Punkte, Doppelpunkte etc. weglassen oder ggf. durch Binde- oder Unterstrich ersetzen).

• 1. Erfassung in VL-Literature
• 2. Referenz-Scans (RawScans)

scannen (alle Seiten, 300dpi, Graustufen, Kontrast, Lage überprüfen!); sichern in Originalgröße als unkomprimiertes TIF (IBM komp.) ohne Miniatur und Symbol in litID/raw; backup auf foxridge/archive/data/vlp/, status in VL-Literature vermerken (checkbox: rawScan), Details siehe archivierung.txt.

• 3. Optimierte Scans (Finals) + Abbildungen

a) nachbearbeiten (Gradation, Ausflecken, ggf. Lagekorrektur); sichern in Originalgröße als unkomprimiertes TIF (IBM komp.) in litID/pages; b) ausschneiden der Abbildungen, sichern in Originalgröße als unkomprimiertes TIF (IBM komp.) ohne Miniatur und Symbol in litID/images; importieren und eintragen der Abbildungen in VL-Images; erst anschliessend (unbedingt beachten wegen der automatischen Umbenennung der Dateien!) backup auf foxridge/archive_data/vlp/; status in VL-Literature vermerken (checkbox: text, img)

• 4. Bereitstellung fürs Netz

bereitstellen auf foxridge/online_permanent/vlp/litID a) pages einmal unverändert als tif und jeweils einmal in 150 dpi und 75 dpi, Schärfen 75%, sichern als JPG Stufe 7 / 75% in pagesHi resp. pagesLo b) images einmal in 150 dpi, Schärfen 75%, sichern als JPG 75% in foxridge/online_permanent/vlp/images und einmal als thumbnail 200×200 px erweitert mit Hintergrund #dddddd, Schärfen 75%, JPG 75% sichern in foxridge/online_permanent/vlp/thumbs c) Arbeitsgang in VL-Literature eintragen (status checkbox: server)

• 1. Erfassung der Quelle in VL-Literature
• 2. RawScans: ganze Seite(n) scannen (300dpi, Graustufen oder Farbe, Kontrast, Lage überprüfen!); sichern in Originalgröße als unkomprimiertes TIF (IBM komp.) ohne Miniatur und Symbol in archive_data/litID/litID/raw.
• 3. Abbildung(en) ausschneiden oder ggf. zur Entrasterung erneut scannen und nachbearbeiten (Gradation, ausflecken, löschen nicht zugehöriger Partien, ggf. Lagekorrektur); sichern in Originalgröße als unkomprimiertes TIF (IBM komp.) ohne Miniatur und Symbol in litID/images; importieren und eintragen der Abbildungen in VL-Images; anschliessend (wegen der automatischen Umbenennung der Dateien!) backup auf foxridge/archive_data/vlp/litID; status in VL-Literature vermerken (checkbox: img)

* 4. Bereitstellung analog zu A.4.b/c; der litID Ordner aus A.4.a entfällt