Jede Publikation, die im Projektzusammenhang verwendet werden soll, muss zunächst in die Datenbank VL-Literature aufgenommen werden. Vor der Eingabe muss unbedingt überprüft werden, ob der Titel, oder im Fall von Sammelbänden, vollständigen Zeitschriftenbänden, etc. Teile der Publikation (Aufsätze, Artikel) schon in der Datenbank vorliegen, um Doppeleinträge zu vermeiden.

Doppeleinträge sind nur zulässig, wenn der bestehende Eintrag Teil einer der erfassten Gelehrtenbibliotheken ist (etwa der Wundt Library, dies wird in der vollständigen bibliografischen Angabe mit angezeigt), in diesem Fall ist das konkrete (und in der Regel nicht vorliegende) Exemplar gemeint, Digitalisate der gleichen Quelle sollen daher unter einem neuen Eintrag angelegt werden.

Mit der Eintragung in die Datenbank bekommt jeder Datensatz eine von der Datenbank automatisch erzeugte Seriennummer. Diese Nummer dient der eindeutigen Identifizierung der Publikation, sie kann nicht geändert werden und wird, nach der Löschung des Datensatzes etwa, auch nicht erneut vergeben. Die Seriennummern werden in aufsteigender Reihenfolge vergeben, eine fortlaufende Folge ist jedoch nicht notwendig.

Auch die anderen Datenbanken vergeben automatische Seriennummern, zur Unterscheidung wird daher jede Seriennummer mit einem dreibuchstabigen Kürzel für die jeweilige Datenbank erweitert; im Fall der Literaturdatenbank ist das lit für literature, weitere Kürzel sind img (image), exp (experiment), tec (technology), sit (sites), per (people), con (concept), obj (object) und tra (transcription), sowie art für Artikel der Essay Sektion. Die ID aus Kürzel und Seriennummer wie etwa lit29 oder per64 identifiziert daher jedes Datenbankobjekt innerhalb des Virtuellen Labors eindeutig. Die IDs werden in nahezu jedem Datenbank-Layout rechts oben angezeigt.

Grundlage für die Erfassung der Literaturdaten ist eine modifizierte Version des Chicago Manual of Style (in der Bibliothek einsehbar). Hinweise zum korrekten Format der Eingaben finden sich direkt in der FileMaker Datenbank im Help Layout. Fragen, die dort nicht beantwortet werden können, sind immer (auch) in der wöchentlichen Projektsitzung anzusprechen (z. Zt. Dienstags, 12:00 s.t.), damit Probleme geklärt, ggf. ein verbindliches Format neu festgelegt und die Dokumentation nachgeführt werden kann.

Die Anforderungen bei der Eingabe der Literatur hängen eng mit der Art der Publikation und der ggf. gewünschten Art der Digitalisierung zusammen. Das maßgebliche Feld in der Datenbank ist das Feld ReferenceType (im Layout new/edit ganz oben), es muss daher stets als erstes festgelegt werden. Die meisten Typen sollten unmittelbar verständlich sein, einer besonderen Erklärung bedürfen jedoch die Typen in runden Klammern, also (Book), (Journal), (JournalVolume), (Library) und (Collection):

Allen geklammerten ReferenceTypes ist gemeinsam, daß sie eine Art Container für einen Satz von Publikationen bilden, die ihrerseits selbst mit einem eigenen Datensatz in der Datenbank enthalten sind. Notwendig sind sie, um diese Publikationen bei Bedarf zusammmen anzeigen zu können, etwa um das Inhaltsverzeichnis eines Sammelbandes zu rekonstruieren oder die Leihgaben einer Bibliothek gemeinsam präsentieren zu können.

Ein typischer Fall für ein (Book) ist eine Publikation, die an anderer Stelle bereits veröffentlichte Texte eines Autors gesammelt publiziert, etwa «Du Bois-Reymond, Emil. 1875. Gesammelte Abhandlungen» (lit29). Immer dann, wenn alle Artikel eines Buches einzeln recherchierbar sein und ggf. auch digitalisiert zur Verfügung gestellt werden sollen, wird ein Datensatz für das gesamte Buch mit dem ReferenceType (Book) resp. (Edited Book) erstellt.

Voraussetzung für die Vergabe dieses ReferenceTypes ist immer die zusätzliche, vollständige Erfassung all seiner Bestandteile, andernfalls ist der einfache Typ Book oder Edited Book zu wählen.

Ein weiterer Anwendungsfall ist die Erfassung mehrbändiger Werke, wenn diese digitalisiert werden sollen (Bsp.: Baldwin 1905). Das Gesamtwerk wird als (Book) eingetragen, ggf. unter Angabe der Anzahl der Bände im Titel. Die zugehörigen Einzelbände werden dann mit eigener LitID als Book verbucht - es sei denn, sie werden ihrerseits ebenfalls in Einzelbeiträge zerlegt, dann sind sie ebenfalls als (Book) zu erfassen.

Im nächsten Schritt werden alle Abbhandlungen, Aufsätze, Bände, etc. einzeln in der Datenbank erfasst (Typ: Book Section, Book oder (Book)), ihre Zuordnung zum Gesamtwerk erfolgt über den Eintrag der vollständigen ID des Gesamtwerkes in das Feld Collection ID (im oberen Bsp. etwa: Coll. ID = lit29) des jeweiligen zugeordneten Datensatzes.

In der Regel wird es auch Seiten in einem zerlegten Einzelband geben, die keinem der einzelnen Artikel zugeordnet werden können, sondern zum Band als solchem gehören. Beispiele wären etwa eine Einführung, das Inhaltsverzeichnis, Register, Werbung etc. Diese Seiten werden bei einer Digitalisierung ebenfalls gescannt und unter der LitID des Sammelwerkes (Buch, Zeitschriftenband) abgelegt, ein gesonderter Eintrag in die Datenbank erfolgt nicht.

Hinweis: Eine zur Überprüfung der Vollständigkeit hilfreiche Liste der zusammengehörenden Datensätze bekommt man mit dem Befehl «Compile Volume» links unten in den Layouts home und new/edit der Datenbank (nur sichtbar, wenn das Feld CollectionID ausgefüllt ist); das Layout «startpages» kann bei der Kontrolle der Seitenzahlen helfen.

Für die Verwendung auf der Webseite muss das (Book), wie alle anderen Datensätze auch, autorisiert werden, erst danach wird der Datensatz auf der VLP Webseite sichtbar. Im Gegensatz zu den Datensätzen der Beiträge darf die Autorisierung aber erst dann erfolgen, wenn alle Bestandteile des Buches vollständig erfasst und autorisiert sind.

Der Typ (JournalVolume) ist die Entsprechung von (Book) bei der systematischen bibliographischen Erfassung vollständiger Zeitschriftenbände; er ist unabhängig von einer Digitalisierung des Bandes.

Der Titel der Zeitschrift des vorliegenden Bandes wird nicht unter Title, sondern wie bei den Zeitschriftenartikeln unter Journal eingetragen, das Feld Autor bleibt ebenfalls leer, die restlichen Angaben wie Band, Jahr, etc. entsprechen der Eingabe bei den Artikeln. Unter Pages sollte die Gesamtseitenzahl des Bandes vermerkt werden.

Beim (JournalVolume) werden alle enthaltenen Artikel unter dem ReferenceType Journal Article erfasst, zum Gesamtband gehörende Seiten wie Inhaltsverzeichnisse, Register, etc. erhalten dabei keinen eigenen Datensatz; Ausnahmen von dieser Regel sind aber (u. U. auch anonyme) *redaktionelle* Beiträge wie etwa kommentierte Bibliographien, Stellungnahmen der Redaktion, Berichtigungen, etc., die unter einer eigenen ID erfasst werden.

Auch beim (JournalVolume) darf die Freigabe (Autorisierung) erst erfolgen, wenn der Band in der Datenbank vollständig bibliographisch erfasst und alle Bestandteile autorisiert wurden. Wenn der Band auch komplett digitalisiert wurde, ist nach der Bereitstellung aller Scans auf dem Server (foxridge: online_permanent/vlp) im Feld status die checkbox server anzukreuzen; dieses kann nach der Autorisierung auch zu einem späteren Zeitpunkt erfolgen. Auch hier gilt, dass die Seiten, die keinem Artikel, sondern dem Gesamtband zuzuordnen sind und daher keinen eigenen Datensatz besitzen, unter der ID des Bandes abgelegt werden. Zu den Details der Digitalisierung siehe Instructions on Digitalization

Die einzelnen Bände vom Typ (JournalVolume) werden in der Regel anschliessend einer Zeitschrift zugeordnet. Dazu wird ein Datensatz vom Typ (Journal) angelegt, der die Zeitschrift als Ganzes beschreibt (Stammdatensatz). Die vollständige ID des (Journal) wird in das Feld CollectionID der zugehörigen Bände eingetragen.

Dieser Stammdatensatz kann im Feld Title jeweils auf einer eigenen Zeile Angaben zum vollständigen Zeitschriftentitel (etwa: “2. Abt. der Zeitschrift XYZ: Zeitschrift für ABC”) und zu Vorgänger- und Folgepublikationen enthalten (“Formerly: ”, “Continued by: ”). Im Feld Year sollte wenn möglich der gesamte Erscheinungszeitraum der Zeitschrift eingetragen werden, der Titel der Zeitschrift gehört auch hier in das Feld Journal; genaueres dazu im Hilfstext in der Literatur-Datenbank. Die Autorisierung sollte erst erfolgen, wenn die Anzahl der zugehörigen und autorisierten Zeitschriftenbände für eine Veröffentlichung ausreichend erscheint.

Etwas anders gelagert sind die ReferenceTypes (Library) und (Collection). (Library) dient der virtuellen Rekonstruktion von Gelehrten-Bibliotheken, etwa anhand überlieferter Kataloge.

In der Datenbank ist im Datensatz der (Library) das Feld Title einzutragen (ggf. nach Beispielen suchen), eine Kurzfassung des Titels gehört in das Feld Collection (z.B.: Donders Library). Diese Kurzfassung wird in der vollständigen Literaturangabe der einzelnen Werke der (Library) mit ausgegeben, ggf. wird sie dabei um Detail-informationen wie etwa eine Signatur (etwa: 602) erweitert, wenn diese im Feld Collection der jeweiligen Bibliotheks-bestandteile vermerkt wurde (Ausgabe: part of: Donders Library - 602).

Zur Autorisierung ist eine (prinzipiell unmögliche) Vollständigkeit der Bibliothek nicht notwendig, auch die Verfügbarkeit der Einzeltitel, die in der Regel nicht digital vorliegen werden, spielt keine Rolle. Die Autorisierung entscheidet auch in diesem Fall über die Sichtbarkeit der Library im Netz und kann erfolgen, wann immer der Umfang der erfassten und autorisierten Bestände für eine Veröffentlichung angemessen erscheint.

Der letzte ReferenceType in Klammern ist die (Collection). Ihr Zweck ist die Zusammenführung von Quellen, die dem Projekt von einem Leihgeber oder Projektpartner zur Digitalisierung zur Verfügung gestellt wurden.

Im Datensatz der (Collection) ist das Feld Title mit einer knappen, aber aussagekräftigen Beschreibung des Konvolutes und seiner Herkunft auszufüllen.

Zusätzlich ist eine Kurzform dieser Beschreibung im Feld Collection anzugeben (z.B.: BBAW Archive). Diese Kurzform wird bei der Anzeige der einzelnen Bestandteile der (Collection) in der vollständigen Literaturangabe (Fullreference) mit ausgegeben, auch hier kann eine Signatur etc. im Feld Collection der einzelnen Bestandteile angegeben werden (etwa: NL Helmholtz 526).

Copyright Notes und weitere Hinweise können im Notes Feld vermerkt werden, sie werden auf der Übersichtsseite der Collection unter dem Titel als eigener Absatz ausgegeben; das Feld darf xLinks (und ggf. HTML) enthalten.

Die Autorisierung der (Collection) erfolgt ebenfalls nach pragmatischen Gesichtspunkten, nach der Freigabe wird die Collection mit allen zugehörigen und autorisierten Quellen angezeigt, unabhängig von deren jeweiligem Digitalisierungs-status. Bitte dabei auf Veröffentlichungsrechte und Copyright-Vorgaben achten.