Seit Mitte 2005 hat sich der Workflow im Bereich Bildbearbeitung im VLP grundlegend geändert. Der Grossteil der Arbeit am Flachbett-Scanner, der bisher mit den Geräten des VLP erledigt wurde, wird nun von der Digitalisierungsgruppe der Bibliothek übernommen. Die Digitalisierungsgruppe hat die Möglichkeiten, in relativ kurzer Zeit auf besser geeigneten Geräten (buchfreundliche Kamera statt Flachbettscanner, Scannen von Mikrofilm und Mikrofiche) und in besserer Qualität (Farb- statt Graustufenscans, höhere Auflösung) auch sehr umfangreiche Werke (Lexika, ganze Zeitschriften) zu digitalisieren.

Um einen Scanauftrag an die Digitalisierungsgruppe zu übermitteln, wurde in Filemaker (VL-Literature) eine Hilfsdatenbank (VL-Digitalisierung) eingerichtet, die als Kommunikationsplattform zwischen VL und Digigroup dient. Beide Gruppen können sie einsehen und darin arbeiten.

Das Werk, das von der Digitalisierungsgruppe gescannt werden soll, muss als Eintrag in der Literaturdatenbank vorhanden sein. Falls dies nicht der Fall ist, wird zuerst ein Eintrag erstellt (nach vorhergehender Kontrolle, ob sich bereits eine digitalisierte Version im VL/in der Bibliothek befindet). Der betreffende Datensatz wird in der Datenbank nach vorn geholt. Dann kann über “Scripts: Digitalisierungsgruppe: Scanauftrag” ein Scanauftrag für diesen Datensatz an die Digitalisierungsgruppe weitergegeben werden. Die Felder sollten möglichst alle ausgefüllt werden, im Feld “Details” können Kommentare und Hinweise abgegeben werden (z.B. “Final-Bearbeitung N.N., Tel. / Raum…”).

Um einen Überblick über die schon gescannten Werke und deren Bearbeitungsstatus zu erlangen, wird “Scripts: Digitalisierungsgruppe: Übersicht” aufgerufen. Zuerst erscheint eine Liste der Werke, die bisher in Auftrag gegeben wurden. In dieser Ansicht kann die Liste über Buttons sortiert werden, die sich im unteren Teil des Fensters befinden. Die gewählte Sortierung zeigt entweder den Bearbeitungsstatus des VLP (“to do (vlp)”), der Digitalisierungsgruppe (“to do (digi)”) oder die fertig bearbeiteten Datensätze (“complete”) an. Über den grünen quadratischen Button wird zum betreffenden Datensatz in die VL-Literature-Datenbank gewechselt, über den grauen in die Eingabe-Ansicht.

Die Popup-Liste, die sich in der Eingabe-Ansicht (Button “Eingabe” oder graues Quadrat) hinter dem Feld Status befindet, wird zur einen Hälfte von der Digigroup, zur andern vom VLP ausgefüllt. Wenn der Bearbeitungsprozess zum Ende gelangt und das Werk im Web veröffentlich ist, sollte dort “Mission complete” angeklickt werden.

Auch die Information über den Speicherort der gescannten Werke lässt sich aus der Hilfsdatenbank herausziehen (Feld “Tiff location”). In der Regel werden die von der Digitalisierungsgruppe gescannten Seiten auf dem Server namens Foxridge in archive/data/vlp/_inbox (Statusfeld zeigt “raw files verfügbar” an) unter einer per Zufallsgenerator erzeugten ID abgelegt und können von dort aus auf den eigenen Rechner oder eine externe Festplatte zur Weiterbearbeitung kopiert werden. Ist der Kopiervorgang abgeschlossen, müssen die Daten von archive/data/vlp/_inbox gelöscht werden. Gegebenenfalls sind die Dateien aber auch schon von der Foxridge gelöscht, d.h. archiviert worden (Statusfeld zeigt “raw files archiviert”), da auf der Foxridge nicht unbegrenzt Speicherplatz zur Verfügung steht. Dann lautet der Pfad zum Speicherort z.B. archive/data/library/HACDVNRE, in betreffendem Verzeichnis befinden sich nur noch Metadaten, aber keine Scans mehr: die Scans müssen anhand der Metadaten erst dearchiviert werden (s. dazu die Hinweise in der Doku zur Archivierung.

Bei Fragen kann gern einer der Mitarbeiter der Digigroup kontaktiert werden:

Räume: 005, 009, 010 (Bibliotheksgeschoss)

Tel.: -198, -204 oder -206

Email: digigroup@mpiwg-berlin.mpg.de oder digigroup@listserver.mpiwg-berlin.mpg.de

Momentan finden die wöchentlichen Sitzungen freitags 14.30 im Pavillon vor R. 011 statt.