Das index.meta ist ein xml-file, welches jedem gescannten Dokument beiliegt. Es dient der eindeutigen Identifizierung im gesamten Storage-System. In ihm werden sowohl bibliographische, als auch technische Daten abgelegt. So wird beispielsweise jeder bibliographische Eintrag über die Metasearch-Suche (“Content-Suche”, wird über Nacht aktualisiert) auffindbar. Das von der IT-Gruppe entwickelte Format für Metadaten findet man in ihrer Meta-Dokumentation.

• in libcoll findet man unter 'ADMIN' den Punkt 'add document to libcoll'
• hier erscheint das Online-Repository, die Frontend-Abbildung von online/permanent

• Durchklicken bis zum Zielordner (path=/mpiwg/online/permanent/library) und dann in der rechten Metadaten-Spalte auf 'add' gehen
• in der Folge gibt man die bibliographischen Metadaten ein, nachdem man den gewünschten Reference- bzw. Bib-Type (book, article, manuscript etc.) gewählt hat (die Bib-Typen sind in ihren Feldern vorgegeben.
  • 'Author', 'Title' und 'Year' sind absolute Pflichtfelder, da diese in der libcoll-Darstellung auftauchen. Ansonsten gilt: so viele Angaben wie möglich!
• 'Anfrage abschicken'

• Im nächsten Formularfeld werden beschreibende Daten aufgenommen: Wie, Wer, Wann. Auch wird hier eingetragen, wo die originalen Tiff-Daten liegen und ob das Dokument frei verfügbar oder copyright-geschützt ist.
  • das 'Description' Feld kann frei bleiben, in das creator-Feld sollte man seinen Nachnamen oder sein Kürzel eintragen
  • in das 'derived-from'-Feld gehört die ID der zugehörigen Archiv-Version (s. archiv_id) inkl. des gesamten Pfades, i. d. R. also /mpiwg/archive/data/library/XXXX. (kleiner Tip: Copy&Paste vom Beispiel)
  • in das 'access'-Feld kommt der Copyright-Eintrag: 'free', wenn das Dokument frei im Internet verfügbar sein soll; 'mpiwg', wenn das Dokument nur im intranet abrufbar sein soll
• 'Anfrage abschicken'

Alle diese Angaben kann man auch manuell ändern bzw. nachtragen. Es gibt 2 Wege:

• entweder man klickt 'edit' in der Metadata-Spalte des Repositorys oder
• man öffnet das index.meta mit einem beliebigen Textprogramm direkt aus dem Finder heraus

So kann man die bibliographischen Daten und die Coyright- und Derived-Einträge an den entsprechenden Stellen im index.meta-File einfügen.

Hinweis: Es bietet sich an, anschließend gleich das index.meta für die Archivierung selbst mit anzulegen, da man hierfür die bibliographischen Daten direkt übernehmen kann.

— Christoph Rosol 2006/08/22 12:28