Aufgrund jahrelanger (gescheiterter) Diskussionen über eine institutsweite Konventionen für die Benennung von Digitalisaten (z.B. Archimedesprojekt: author_title_seriennummer_lang_year, VLP: litxxxx) erhalten Digitale Dokumente der Digitalisierungsgruppe seit 2004 zwei eindeutige, seit 2014 sogar drei eindeutige achtstellige, alphanumerische Identifikationsnummern. Vor der Archivierung und dem Upload werden die Ordner nach den entsprechenden IDs benannt. In diesen Ordnern liegt das jeweilige index.meta-File, die Images liegen in einem Unterordner (z.B. pageimg). Zur Wieder-Auffindung und Zuordnung der Dokumente zu ihren IDs dient neben der Content-Suche des MPIWG auch die FM-Datenbank archiv_id.

Die ID-Nummer der Archiv-Version des jeweiligen Dokuments (TIFF-Daten) darf niemals identisch sein mit der ID-Nummer der Online-Version desselben Dokuments (meist JPG-Daten)!

• ID-Nummern können hier generiert werden:
• Als Username wird mpiwg angegeben
• in das Textfeld 3 eingeben und Daten absenden klicken - pro Werk werden in der Regel drei IDs benötigt: Eine Archiv ID, eine Online ID und eine MPIWG-ID.

Übergabe der ID-Nummer

• die Filemaker-Datenbank archiv_id öffnen
• einen neuen Datensatz erstellen (cmd + N) oder den gewünschten Datensatz auswählen
• zwei IDs ohne MPIWG: vom idGenerator in die Felder Archive-ID und Online-ID übertragen
• eine dritte ID mit MPIWG: vom idGenerator in das Feld MPIWG-ID übertragen
• bibliographische Angaben ausfüllen

Sind in einem Arbeitsgang mehrere Dokumente zu archivieren, bietet es sich an, eine Tabelle mit mehreren ID-Nummern und den dazugehörigen Ordner-Namen anzulegen. Sie können dann mit wenigen Klicks in archiv_id inportiert werden und für die Batch-Archivierung genutzt werden.

• Aufruf des ID-Generators Klick mich
• Username ist wieder mpiwg
• Anzahl der benötigten ID-Nummern angeben, Daten absenden anklicken
• ID-Nummern in die Zwischenablage kopieren

ID-Tabelle anlegen

• Ein Textbearbeitungsprogramm (zB TextWrangler) öffnen und eine neue Datei öffnen
• ID-Nummern aus der Zwischenablage einfügen
• das Dokument speichern: Dateiname z.B. ids_temp, Datei-Endung: tab (wichtig für Import)
• den ID-Nummern eine Inhalts-Bezeichnung zuordnen (Kurzbezeichnung: z.B. AUTOR_JAHR)
  • ID und Inhalts-Bezeichnung mit →| trennen
• Dokument speichern (cmd + S)

Import der ID-Nummern in Filemaker

• siehe unter archiv_id → Daten Importieren

Christian Weise 2006/06/05 01:08 Überarbeitung: J. Christopher Unterste-Wilms 2015/03/17 14:46