Bevor ein Dokument archiviert werden kann, muss es dafür vorbereitet werden. Dazu zählen v.a. die Kontrolle des Ordners auf Vollständigkeit, seine Umbenennung und die Generierung von Metadaten.

• info-Folder (Colorchecker, Graukarte, readme.txt, autor_jahreszahl.atn, evtl. autor_name.flv (falls Tafeln vorhanden sind)).
  • readme.txt: bibl. Angaben, Vorlage, Gerät, Anzahl der Bilder, dpi, Bemerkungen über fehlende Seiten, rescans, etc.)
• raw-Folder (selbe Image-Anzahl links und rechts, ggf.: insgesamt selbe Anzahl wie im user-Folder, Scans von Ausklapptafeln, Buchrücken und zzzz.dng sollten sich im “extra”-Ordner befinden)
• user-Folder (entfällt bei Flachbett und NextScan)

Seit 2014 werden drei eindeutige achtstellige, alphanumerische Identifikationsnummern für jedes Digitalisat vergeben. Vor der Archivierung und dem Upload werden die Ordner nach den entsprechenden IDs benannt. In diesen Ordnern liegt das jeweilige index.meta-File, die Images liegen in einem Unterordner (z.B. pageimg). Zur Wieder-Auffindung und Zuordnung der Dokumente zu ihren IDs dient die FM-Datenbank archiv_id.

Die ID-Nummer der Archiv-Version des jeweiligen Dokuments (TIFF-Daten) darf niemals identisch sein mit der ID-Nummer der Online-Version desselben Dokuments (meist JPG-Daten)!

• ID-Nummern können hier generiert werden:
• Als Username wird mpiwg angegeben
• in das Textfeld 3 eingeben und Daten absenden klicken - pro Werk werden in der Regel drei IDs benötigt: Eine Archiv ID, eine Online ID und eine MPIWG-ID.

Übergabe der ID-Nummer

• die Filemaker-Datenbank archiv_id öffnen
• einen neuen Datensatz erstellen (cmd + N) oder den gewünschten Datensatz auswählen
• zwei IDs ohne MPIWG: vom idGenerator in die Felder Archive-ID und Online-ID übertragen
• eine dritte ID mit MPIWG: vom idGenerator in das Feld MPIWG-ID übertragen
• bibliographische Angaben ausfüllen

• Im Filemaker im Reiter “Index.Meta” auf “DO IT ALL” klicken, den gewünschten Ordner autor_jahr auf digigroup (bzw. anderer Ablageplatz) auswählen und bestätigen.

• zwei Ordner anlegen. Einen mit dem Namen der Archiv-ID und einen mit dem Namen der Online-ID.
• In den Ordner mit der Archiv-ID werden die Ordner info, raw und user verschoben. In den Ordner mit der Online-ID wird nur pageimg verschoben.
• Anschließend werden via Filemaker die entsprechenden index.metas in den entsprechenden Ordnern erstellt, sowie eine weitere readme.txt im Online-ID Ordner.

Nach der Überprüfung und Umbenennung der Ordner

• Verbinden mit archive_data und online_permanent: Im Finder cmd + k drücken, als Serveradresse “afp:(zwei Schrägstriche)foxridge” eingeben und die genannten Volumes auswählen.
• Den Archiv-ID Ordner auf das Volume archive_data, den Online-ID Ordner auf das Volume online_permanent kopieren. Der Unterordner richtet sich nach dem jeweiligen Provider. Im Zweifelsfall aber library.
  • library: Digitalisate der digigroup und anderer Bibliotheksmitarbeiter gemäß Workflows der digigroup
  • vlp: Digitalisate oder Bearbeitungen von Digitalisaten nach vlp-Workflow
  • goettingen: Digitalisate aus dem Göttinger Digitalisierungszentrum
  • etc.

Ist ein Provider noch nicht aufgeführt, so muss er zunächst angelegt werden.