[[Library Workflows|↩ Library Workflows]]
===== Grundlagen für die Benutzung der Filemaker-Datenbank „archiv_id“ =====

**Diese FM-Datenbank dient der einfachen Wiederauffindung eines von der __Digitalisierungsgruppe__ digitalisierten Dokuments nach dessen erfolgter (oder noch ausstehender) Archivierung durch die Zuordnung der Dokumente zu ihren [[id-vergabe|ID-Nummern]] im Online- und Archiv-Bereich.**

=== Datenbank öffnen ===
  * Filemaker starten
  * Ablage -> Öffnen (cmd + O)
  * 'Hosts' anklicken
  * 'archiv_id' auf 'FM-Server-Bibliothek1' auswählen

=== Ansicht ===
{{archiv_id_1.jpg?950}}

=== Felder ===

  * **archiv id:** 
    * Die für die Archiv-Daten (i.d.R. RAW und TIFF) des Dokuments vergebene eineindeutige, achtstellige alphanumerische ID
    * Zugleich der Name des Dokumentenordners auf archive/data
  * **producer:** 
    * Der producer (=provider) der Archiv-Daten des Dokuments. 
    * Zugleich der Ordnername des jeweiligen producers auf archive/data
  * **ok:** 
    * Häkchen wenn Archivierung erfolgreich abgeschlossen ist - erst nach archivecheck setzen
  * **online id:** 
    * Die für die Online-Daten (i.d.R. JPG) des Dokuments vergebene eineindeutige, achtstellige alphanumerische ID oder eine ID nach projektspezifischer Konvention. 
    * Zugleich der Name des Dokumentenordners auf online/permanent
  * **filed under:**
    * Der Ordnername des Projekts oder des Projektzusammenhangs auf online/permanent, in welchem sich der Dokumentenordner befindet     
      * echo
      * archimedes
      * library
      * usw.
  * **ok:**
    * Häkchen, wenn vollständiges index.meta-File im Dokumentenordner erstellt wurde
  * **derived from:**
    * Häkchen, wenn Online- und Archiv-Daten des Dokuments über einen Eintrag im index.meta-File des Dokumentenordners auf online/permanent aufeinander bezogen wurden
    * Dazu muss der [[special_tags|<derived-from>-Eintrag im index.meta-File]] des Dokumentenordners auf online/permanent vorgenommen worden sein
  * **libcoll:**
    * Häkchen, wenn Dokument in die Online-Umgebung der Bibliothek des MPIWG [[LibColl]] eingefügt wurde
  * **comment:**
    * Für besondere Bemerkungen z.B. zur Qualität der Images oder zu Fehlern im Dokument oder bei der Archivierung
  * **author:**
    * Autor des Dokuments (sollte dem Eintrag im index.meta-File entsprechen)
  * **title:**
    * Titel des Dokuments (sollte dem Eintrag im index.meta-File entsprechen)
  * **year:**
    * Erscheinungsjahr des Dokuments (sollte dem Eintrag im index.meta-File entsprechen)
  * **free**
    * Häkchen wenn das Dokument für das Internet freigegeben werden kann
  * **not free**
    * Häkchen, wenn das Dokument nicht für das Internet freigegeben werden kann
  * **access condition**
    * Häkchen, wenn im [[special_tags|Access-Tag des index.meta-Files angegeben]] ist, ob das Dokument frei verfügbar ist, oder nicht 

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**Hinweis:** Wenn man mit Copy&Paste arbeitet, sollte man beim Pasten Alt++V verwenden. Das formatiert den Eintrag gleich in die vorliegende grüne Schrift.
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